Quante volte un documento PDF viene stampato solo per aggiungere una nota, una firma o una correzione? E quante volte, dopo le modifiche, deve essere nuovamente scannerizzato e caricato sul sistema documentale?
Si tratta di un processo ancora molto diffuso nelle aziende, ma che comporta una perdita di tempo, un maggiore utilizzo di carta e il rischio di avere versioni diverse dello stesso documento.
La soluzione è una gestione documentale completamente digitale, accessibile anche da tablet.
Modifica e annotazione dei PDF direttamente dal tablet
Grazie all’integrazione tra SharePoint e Adobe Acrobat, gli utenti possono consultare i documenti ovunque si trovino e intervenire direttamente sui file PDF senza doverli stampare.
È possibile:
- visualizzare i documenti da tablet, PC o smartphone;
- aggiungere annotazioni, evidenziazioni e commenti;
- compilare moduli PDF;
- inserire firme digitali o firme elettroniche;
- salvare automaticamente le modifiche all’interno dell’archivio documentale.
Tutte le operazioni vengono eseguite sul documento originale, eliminando la necessità di stampare, scannerizzare e ricaricare i file.
Un archivio centralizzato e sempre aggiornato
La gestione documentale su SharePoint permette di archiviare tutti i documenti aziendali in un unico ambiente sicuro e organizzato.
Ogni documento è facilmente reperibile grazie alla classificazione, alla ricerca avanzata e al controllo delle versioni, evitando duplicati e garantendo che tutti lavorino sempre sull’ultima versione disponibile.
Permessi personalizzati per ogni utente
La sicurezza delle informazioni è un elemento fondamentale.
La piattaforma consente di definire permessi di lettura, modifica e approvazione in base all’utente che ha effettuato l’accesso o al suo ruolo aziendale.
In questo modo ogni collaboratore visualizza esclusivamente i documenti di propria competenza e può eseguire solo le operazioni autorizzate.
L’integrazione con Adobe Acrobat rende la collaborazione tra uffici più rapida ed efficace.
Più utenti possono partecipare alla revisione di uno stesso documento attraverso commenti e annotazioni condivise, mantenendo sempre traccia delle modifiche effettuate.
Il risultato è un flusso documentale più ordinato, tempi di approvazione ridotti e una gestione completamente tracciata.
La soluzione sviluppata da Motta Sistemi
Motta Sistemi sviluppa piattaforme di gestione documentale personalizzate basate su SharePoint e integrate con Adobe Acrobat, progettate per semplificare i processi aziendali e accompagnare le imprese nella trasformazione digitale.
Dall’archiviazione centralizzata alla gestione dei permessi, dalla modifica dei PDF direttamente da tablet fino ai workflow di approvazione, ogni soluzione viene progettata sulle reali esigenze dell’azienda.
Eliminare la carta, velocizzare i processi e migliorare la collaborazione significa rendere il lavoro quotidiano più semplice, sicuro ed efficiente.
Con Motta Sistemi la gestione dei documenti diventa finalmente digitale.
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