Nel mondo dei progetti tecnici e dei cantieri, avere documenti aggiornati, accessibili e ben organizzati non è un lusso: è una necessità. File sparsi tra email, chiavette USB e cartelle locali rallentano il lavoro, aumentano il rischio di errori e rendono difficile la collaborazione con clienti e partner esterni.
Motta Sistemi propone una soluzione completa di gestione documentale basata su SharePoint & Power Automate, progettata per centralizzare, automatizzare e proteggere ogni progetto aziendale.
📁 Un unico spazio per tutti i file di progetto
Ogni progetto viene gestito all’interno di un ambiente centralizzato su SharePoint, dove:
- Tutti i documenti sono raccolti in un’unica struttura organizzata
- Le cartelle seguono uno schema standard e coerente
- I file sono sempre aggiornati e versionati automaticamente
- Il team lavora in tempo reale sugli stessi documenti
Niente più duplicazioni, niente più confusione.
🔐 Condivisione intelligente con utenti esterni
Non tutti devono vedere tutto.
La soluzione implementata da Motta Sistemi permette di:
- Condividere solo specifiche cartelle o file
- Assegnare permessi di sola lettura o lettura e scrittura
- Gestire autorizzazioni in base all’utente loggato
- Revocare o modificare accessi in qualsiasi momento
Collaboratori esterni, clienti o fornitori possono accedere solo a ciò che è stato autorizzato, in totale sicurezza.
📶 Accesso ai file anche offline
Lavorare in cantiere senza connessione non è più un problema.
Grazie alla sincronizzazione con i dispositivi, i file possono essere:
- Consultati anche offline
- Modificati senza rete
- Sincronizzati automaticamente al ripristino della connessione
Massima operatività, ovunque ti trovi.
⚙️ Creazione automatica di progetti e permessi
Con l’integrazione di Power Automate, ogni nuovo progetto viene creato in modo automatico secondo regole predefinite:
- Struttura cartelle standardizzata
- Assegnazione automatica dei gruppi utenti
- Impostazione dei permessi di lettura/scrittura
- Applicazione di regole di condivisione già configurate
Questo significa:
✅ Eliminazione di errori manuali
✅ Riduzione dei tempi di avvio progetto
✅ Coerenza organizzativa
✅ Maggiore controllo IT
🏢 Il servizio di Motta Sistemi
Motta Sistemi offre un servizio completo di:
- Analisi delle esigenze aziendali
- Progettazione della struttura documentale
- Configurazione di SharePoint
- Automazioni con Power Automate
- Definizione di regole, permessi e gruppi
- Formazione e supporto agli utenti
Il risultato è un documentale strutturato, sicuro e automatizzato, perfettamente integrato nei flussi di lavoro aziendali.
Contattaci per saperne di più!
